Chuyên Viên Hành Chính - Văn Thư

Công tác văn thư – quản lý văn bảnTiếp nhận, phân loại, vào sổ và trình xử lý các văn bản đếnSoạn thảo, kiểm tra thể thức và ban hành văn bản điThực hiện cấp số văn bản, quản lý hệ thống số văn bản thống nhất toàn Công tyThực hiện đóng dấu, quản lý và sử dụng con dấu theo quy địnhTheo dõi luân chuyển, kiểm soát tiến độ xử lý văn bản 2. Công tác lưu trữ hồ sơSắp xếp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu (bản cứng & bản mềm) khoa học, dễ tra cứuThực hiện số hóa tài liệu (scan, lưu trữ điện tử nếu có)Quản lý thời hạn lưu trữ, tiêu hủy tài liệu theo quy địnhĐảm bảo bảo mật thông tin, hồ sơ nội bộ 3. Công tác cổ đôngQuản lý danh sách cổ đông, hồ sơ cổ đôngThực hiện thủ tục thay đổi thông tin cổ đôngHỗ trợ tổ chức Đại hội đồng cổ đông, họp HĐQT (chuẩn bị tài liệu, biên bản…)Lưu trữ hồ sơ pháp lý liên quan đến cổ đông, vốn góp 4. Công tác liên quan đến hoạt động quản lý hệ thống:Đề xuất và triển khai kế hoạch duy trì, cải tiến hoạt động quản lý hệ thống của Công tyRà soát hệ thống các quy trình, quy chế của Công ty đảm bảo kịp thời tham mưu, đề xuất, điều chỉnh cải tiến, sửa ododir phù hợp thực tếPhối hợp cùng ban ISO thực hiện các công tác đánh giá, điều chỉnh hệ thống quản lý chất lượngPhối hợp với các đơn vị liên quan lên kế hoạch đào tạo hệ thống chính sách đang áp dụng cho CBCNV trong công ty;Phối hợp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho các buổi đào tạo hệ thống Quy định, Quy trình, Quy chế...