General Affairs Cum Receptionist

Your role & responsibilitiesReception Duties / Công tác lễ tânWelcome guests, clients, and partners in a professional mannerĐón tiếp khách, đối tác chuyên nghiệpManage incoming calls, emails, and correspondenceTiếp nhận và xử lý điện thoại, email, thư từArrange meeting rooms and prepare meeting logisticsSắp xếp phòng họp, chuẩn bị hậu cần cuộc họpCoordinate guest reception and internal communicationĐiều phối tiếp đón khách và thông tin nội bộ General Affairs Duties / Công tác hành chínhManage office supplies, stationery, and company assetsQuản lý văn phòng phẩm và tài sản công tyMonitor and control administrative expenses (electricity, water, office services…)Theo dõi và kiểm soát chi phí hành chínhWork with vendors (cleaning, security, maintenance, etc.)Làm việc với nhà cung cấp dịch vụOrganize internal events and company activitiesTổ chức sự kiện và hoạt động nội bộMaintain office environment (cleanliness, layout, facilities)Đảm bảo môi trường làm việc Transportation & Scheduling Coordination / Điều phối xe & lịch trìnhArrange and coordinate company vehicles for employee transportation, business trips, and guest pick-up/drop-offSắp xếp và điều phối xe phục vụ nhân viên, công tác và đưa đón kháchManage vehicle booking requests and optimize scheduling efficiencyQuản lý yêu cầu đặt xe và tối ưu lịch trìnhCoordinate with drivers to ensure punctuality and service qualityPhối hợp tài xế đảm bảo đúng giờ và chất lượng phục vụTrack daily vehicle schedules and maintain usage logsTheo dõi lịch trình xe và nhật ký sử dụngHandle unexpected changes (urgent requests, breakdowns, rescheduling…)Xử lý các tình huống phát sinhMonitor fuel usage and transportation-related costsTheo dõi nhiên liệu và chi phí vận hành xe Administrative Support / Hỗ trợ hành chínhManage document filing, records, and contract trackingQuản lý hồ sơ, lưu trữ và theo dõi hợp đồngSupport HR/Admin team in daily operationsHỗ trợ team HR/Admin trong vận hànhSupport onboarding logistics for new employeesHỗ trợ hậu cần cho nhân sự mới Compliance & Reporting / Tuân thủ & báo cáoEnsure compliance with company policies and regulationsĐảm bảo tuân thủ quy định công tyPrepare periodic reports on admin and transportation activities/costsBáo cáo định kỳ chi phí và hoạt động hành chính & xeYour skills & qualificationsEducation / Trình độBachelor’s degree in Administration, HR, Business or related fieldsTốt nghiệp Đại học chuyên ngành liên quan Experience / Kinh nghiệm1–3 years in Administration, Receptionist, or related rolesCó 1–3 năm kinh nghiệm hành chính/lễ tân Skills / Kỹ năngStrong communication and interpersonal skillsKỹ năng giao tiếp tốtMultitasking and problem-solving abilityKhả năng đa nhiệm và giải quyết vấn đềGood organization and attention to detailTổ chức công việc tốt, chú ý chi tiếtBasic English communicationTiếng Anh giao tiếp cơ bảnProficient in MS OfficeThành thạo tin học văn phòng Personal Attributes / Phẩm chấtProfessional appearance and service mindsetNgoại hình và tư duy dịch vụ chuyên nghiệpProactive, responsible, and carefulChủ động, trách nhiệm, cẩn thậnPositive attitude and adaptabilityThái độ tích cực, khả năng thích nghiBenefits for youĐịa điểm làm việc Hồ Chí Minh: Kim Phong Technology Group, 62 Đường 64, Cát Lái, Hồ Chí Minh Thông tin khác Bằng cấp: Cao đẳng Giới tính: Nữ Thời gian thử việc: 2 tháng Độ tuổi: 21 - 28

Thứ 2 đến thứ 6: 8h-17h; Thứ 7: 8h30 - 12h Lương: 8 Tr - 12 Tr VND