Phòng Hành chính - Chuyên viên Hành chính phụ trách ứng dụng AI

Khảo sát, mô tả và phân tích quy trình hành chính hiện có; lập bản đồ bước xử lý, thời gian, đầu vào/đầu ra và điểm có thể tự động hóa/hỗ trợ bằng AI.

Nghiên cứu, đánh giá, so sánh các công cụ/ứng dụng AI (ChatGPT, Copilot, OCR, RPA, chatbot nội bộ…) phù hợp từng nghiệp vụ đã phân tích.

Đề xuất use-case ưu tiên theo mức giảm thủ công, giá trị mang lại (tiết kiệm thời gian, giảm sai sót) và mức rủi ro dữ liệu.

Lập tờ trình/báo cáo đánh giá (as-is → to-be, lợi ích – chi phí – rủi ro – lộ trình thí điểm) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Xây dựng thư viện Prompt chuẩn hóa cho các nhóm việc: soạn thảo văn bản, hợp đồng, tờ trình, tổng hợp báo cáo, phân loại tài liệu…

Thiết lập quy trình làm việc với AI (khi nào dùng, kiểm tra chéo kết quả, lưu vết phiên bản, người chịu trách nhiệm cuối).

Soạn hướng dẫn sử dụng nội bộ (playbook), checklist kiểm soát chất lượng đầu ra AI trước khi ban hành / lưu hồ sơ.

Triển khai thí điểm, đo lường hiệu quả, hoàn thiện rồi nhân rộng trong Phòng Hành chính.

Hướng dẫn, đào tạo nhân sự trong phòng sử dụng AI hiệu quả, đúng quy định bảo mật.

Trực tiếp dùng AI hỗ trợ nhu cầu các bộ phận chuyên môn trong phòng; hỗ trợ xử lý các case phức tạp/mẫu khó.

Hỗ trợ công tác hành chính tổng hợp (tài sản, hồ sơ, sự kiện…) khi được phân công.

Giám sát việc sử dụng công cụ AI trong phòng; cập nhật xu hướng/tính năng mới có liên quan và đề xuất nâng cấp khi phù hợp.

Phối hợp CNTT/ATTT xử lý sự cố kỹ thuật, đánh giá tích hợp công cụ AI vào hệ thống quản trị chung (nếu có).

Tuân thủ phân loại dữ liệu: không đưa thông tin mật/dữ liệu khách hàng/dữ liệu nội bộ hạn chế lên công cụ AI công cộng trái quy định; ưu tiên nền tảng AI nội bộ/được ngân hàng phê duyệt.

Ghi nhận rủi ro, sự cố liên quan AI (sai lệch nội dung, lộ dữ liệu, phụ thuộc sai nguồn) và báo cáo kịp thời cấp quản lý.

Thực hiện công việc khác theo phân công của cấp thẩm quyền.

Bằng cấp/ chứng chỉ: Đại học/Cao đẳng chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Hành chính, Hệ thống thông tin quản lý hoặc chuyên ngành liên quan.

Ưu tiên (chứng chỉ/khóa học AI phổ biến – có 1 trong các nhóm sau là lợi thế):

Generative AI / Prompting:

Nền tảng AI/Cloud AI (cấp độ nền tảng):

Tự động hóa gắn nghiệp vụ hành chính:

Kinh nghiệm:

Tối thiểu 1–2 năm hành chính văn phòng hoặc quản lý vận hành.

Đã có kinh nghiệm thực tế đưa AI hoặc phần mềm công nghệ vào công việc (có thể minh họa bằng case đã làm).

Kỹ năng:

Prompt Engineering tốt; biết kiểm chứng và chỉnh sửa đầu ra AI trước khi sử dụng chính thức.

Tư duy logic, nhạy với công nghệ, chủ động học hỏi.

Giao tiếp, truyền đạt, hướng dẫn đào tạo nội bộ tốt.

Soạn thảo văn bản hành chính rõ ràng, mạch lạc; thành thạo MS Office / Google Workspace.

Ưu tiên:

Kỹ năng phân tích quy trình (as-is/to-be), đo lường hiệu quả.

Tư duy sản phẩm: ưu tiên use-case theo giá trị–rủi ro, đo adoption/KPI sau triển khai.

Làm việc nhóm đa đơn vị (HC – CNTT – ATTT).

Ngành nghề: Ngân hàng, Tài chính / Đầu tư

Kinh nghiệm: 1 Năm

Cấp bậc: Nhân viên

Hình thức: Nhân viên chính thức

Địa điểm: Hồ Chí Minh